オンラインで株主総会を実施するには?開催方法と注意点をご紹介!

公開日:2022/07/20  最終更新日:2022/08/19

株主総会

新型コロナウイルスの流行にともない、近年は会議や商談、セミナーなど、さまざまなビジネスがオンラインで行われるようになりました。株主総会もそのひとつです。遠方からも参加できるメリットがある一方、不具合が生じないように事前の準備が欠かせません。今回はオンラインで株主総会を実施する方法について、注意点と一緒に紹介します。

株主総会もオンラインで実施する時代

冒頭でも述べたように、近年は株主総会もオンラインで行われる時代となりました。オンラインで開催することによって“大きな会場を準備する必要がない”“対応に必要なスタッフの数を削れる”“遠方にいる株主にも参加してもらえる”などのメリットがたくさん生まれるはずです。

経済産業省が2020年にハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイド(別冊)実施事例集を発表したことからも、国がオンラインでの株主総会を推奨していることが伺えます。オンライン株主総会はさらに、次の3種類に分けられるでしょう。

バーチャルオンリー型株主総会

バーチャルオンリー型株主総会はリアルな会場をまったく設けず、オンライン上でのみ行われるものを指します。議決権の行使は可能です。従来の会社法では開催が難しいとされていましたが、20216月の産業競争力強化法改正にともなって、経済産業大臣および法務大臣の確認があれば開催できるようになりました。

ハイブリッド参加型バーチャル株主総会

ハイブリッド参加型バーチャル株主総会はリアルな会場での総会と、オンラインによる総会を組み合わせたスタイルです。ただし、オンライン上での参加者は法律上の出席と認められません。基本的には質問や投票が認められず、傍聴のみ可能です。

ハイブリッド出席型バーチャル株主総会

ハイブリッド出席型バーチャル株主総会もハイブリッド参加型バーチャル株主総会と同じように、リアルな会場とオンラインによる総会を組み合わせたものです。違いはオンライン参加でも、法律上の出席と認められること。そのため、質問や投票、議決権の行使ができます。

オンラインで株主総会を実施する方法

オンラインで株主総会を行う場合、以下のような手順に沿って進めていくとよいでしょう。以下ではバーチャルオンリー型株主総会の実施方法を紹介します。

①経済産業省の確認をもらう

先で述べたように、バーチャルオンリー型株主総会が株主総会として認められるためには、経済産業省から確認をもらう必要があります。確認をもらうための手順は次のとおりです。

1.経済産業省と法務省に相談し、申請書などを提出する

2.メールや郵送などで、正式申請する

3.書類審査が行われ、問題がなければ確認書が発行される

手続き完了までに1か月ほどかかるため、余裕を持って作業を進めておきましょう。

②開催に必要な機材や設備を整える

オンライン配信に必要な機材や設備を整えます。主に以下のようなものをそろえていきましょう。

・カメラやマイク、パソコン、照明、スイッチャー、ミキサーなどの機材

・インターネット通信環境

・特定の者だけが参加できる配信システム

・セキュリティソフトなどのセキュリティ対策

総会の内容によっては、質問や議決権行使ができる配信ツールを使うことも求められます。

③招集通知を出す

株主を含む参加者全員に、招集通知を出しましょう。オンライン株主総会の場合は、日時や議題、参考資料といったリアルな開催に必要な情報に加えて、次のような内容も必要です。

・オンライン株主総会にアクセスするためのID・パスワードやURL

・発言や質問、議決権行使などに関するルール

・通信障害が起きた際の対処法

初めてオンライン総会に参加する人が戸惑わないよう、丁寧な内容を盛り込みたいところです。

オンラインで株主総会を実施するときの注意点

オンライン株主総会を開催するときは、いくつかの注意点があります。

通信品質を高く保つ

もっとも起こりやすいのが通信障害です。アクセスが集中しても通信の質が保たれるよう、専用のネットワークを利用しましょう。また、万が一に備えて、ネットワークを二重にしておくこともおすすめです。

カメラやマイクは品質のよいものを選ぶ

総会の様子が見えにくかったり、声が聞きにくかったりすると、参加者の離脱につながるかもしれません。カメラやマイクは品質のよいものを選ぶと、離脱防止につながります。

事前にリハーサルを行う

機材や設備の準備が終わったら、必ず本番を想定したリハーサルをしましょう。機材の使い方に慣れるだけでなく、映像や音声の品質もチェックできます。

オンライン株主総会を実施するならライブ配信代行会社の利用がおすすめ

オンライン株主総会の開催に慣れていないと、機材・設備の選定や接続などに手間取ります。よりスムーズに、そして確実にオンライン株主総会を実施するなら、ライブ配信代行会社の利用がおすすめです。

配信に必要な機材やインターネット回線のほか、専門スタッフを手配してくれるところもあるので、機材や設備の知識・スキルがなくても安心です。

 

参加型と出席型の違い

ハイブリッド型バーチャル株主総会は「参加型」のものと「出席型」のものがあります。参加型とはインターネットを通じて株主総会に参加する株主には議決権など、株主権行使を認めないものをいいます。

株主総会の臨場感を提供するとともに、質問権の行使は認めないとしてもコメント等で受け付け会社側が株主総会の場で取り上げるなど、株主に対してフレンドリーな対応が可能となります。

出席型はインターネットなどでつながっている株主に議決権などの株主権の行使まで認めるものが「出席型」とされています。出席型は株主権の制約については、事前に株主に知らせておくことが条件です。
通常の株主総会に出席しないことで制約を受け入れたとみなすこととなります。

 
オンライン株主総会は、“大きな会場を準備する必要がない”“遠方からも参加しやすい”などのメリットがある一方で、機材や設備、インターネット回線などの準備が必要です。スムーズな総会開催だけでなく、情報漏洩の観点からも、細かい事前準備が欠かせません。自分たちだけで開催することに不安がある場合は、ライブ配信代行会社の利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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